Даже в 2025 году многие российские компании продолжают тратить значительные средства на бумажный документооборот, несмотря на активную цифровизацию. По данным исследований (CNews, ТАСС, 2022–2023), 40–60% организаций всё ещё используют бумагу в ключевых процессах.
Сотрудники тратят до 30% рабочего времени на работу с бумажными документами, а расходы на их печать, хранение и утилизацию могут достигать 1,5% годового оборота. Только представьте: если в организации работает 100 человек, это около 12 000 человеко-часов в год, уходящих в никуда. Добавляются риски потерь, ошибок и штрафов за несоблюдение законодательства.
Переход на электронный документооборот (ЭДО) уже не просто тренд, а инициатива с гос. поддержкой, а в некоторых случаях — обязательное требование.
Содержание статьи
1. С чем сталкиваются компании в реальности
2. Почему переход на ЭДО — необходимость, а не опция
3. Как ЭДО реализуется в BPM-системах
5. Заключение
Проблемы, с которыми сталкиваются компании
Отмечайте те пункты, которые вы замечали у себя на работе:
Длительные процессы создания, согласования, утверждения, ознакомления и подписания документов.
Невозможность оперативного поиска документов и сложность контроля за ходом их исполнения.
Риски распространения конфиденциальной информации.
Порча и утеря документов.
Ошибки и дублирование данных при ручной обработке.
Недостаточная прозрачность и контроль над процессами.
Какое комбо собрали вы? Многие компании встречаются почти со всеми проблемами одновременно. Это не вымысел, а реальность.
Почему переход на ЭДО — необходимость, а не опция
Переход на электронный документооборот позволяет бизнесу не просто “оцифровать бумагу”, а выстроить эффективную, гибкую и безопасную систему управления документооборотом, соответствующую российским требованиям.
Что дает бизнесу внедрение ЭДО:
1. Повысить скорость и прозрачность работы
✓ Мгновенный поиск и фильтрация документов
✓ Автоматизация маршрутов согласования
✓ Контроль сроков и уведомления о задачах
✓ Полная история изменений и действий
2. Снизить затраты и оптимизировать ресурсы
✓ Экономия на бумаге, печати и архивах
✓ Сокращение площадей для хранения документов
✓ Возможность удалённой работы без потери контроля
3. Укрепить безопасность и дисциплину
✓ Разграничение прав доступа к документам
✓ Минимизация рисков потерь и ошибок
✓ Автоматизированный контроль исполнения задач
Ключевые возможности BPM-платформ
|
Автоматизация по типам документов |
Гибкая настройка без программистов |
Сквозные интеграции |
Контроль и аналитика |
|
✓ Шаблоны для договоров, приказов, входящей/исходящей корреспонденции ✓ Автозаполнение реквизитов (контрагенты, реквизиты, инициаторы) ✓ Готовые маршруты согласования и контроля исполнения |
✓ Конструкторы карточек и форм ✓ Адаптация интерфейсов под нужды отделов ✓ Low-code-редакторы для сложных сценариев
|
✓ Подключение к 1С, ERP, ЭДО-операторам (СБИС, Диадок, Контур) ✓ Автоматизация отправки и трекинга (например, с «Почтой России») ✓ Поддержка юридически значимого ЭДО
|
✓ Настройка сроков, уведомлений и эскалаций ✓ Связи между документами (проекты, контрагенты, версионность) ✓ Отчеты по задержкам и узким местам
|
Переход на электронный документооборот — это не просто установка нового ПО. Многие компании сталкиваются с типичными проблемами: сопротивление сотрудников, сложности интеграции, неочевидные регламенты.
Впереди тяжелый, но полезный путь. Начнем с основ:
Анализ бизнес-процессов: выявите, где создаются документы, кто их согласовывает, как хранятся и как используются.
Выбор платформы для ЭДО: на рынке десятки решений, важно выбрать то, что подходит именно вашему бизнесу. Наш выбор был сделан в сторону ELMA365.
Определить регламент хранения и классификации документов: не все документы нужно хранить вечно — автоматизируйте архивирование и удаление.
Формат внедрения: не обязательно сразу «переписывать» все процессы — начните с базового: автоматизация договоров, входящих и исходящих писем, согласования заявок. Используйте готовые шаблоны, настраивайте маршруты под себя и постепенно расширяйте охват.
ЭДО — это не просто “сканирование документов”, а переход к цифровому управлению бизнесом. Компании, которые уже сделали этот шаг, получают конкурентное преимущество за счет скорости, прозрачности и экономии ресурсов.
Если вы стремитесь к росту, начните с цифровизации базовых процессов, а наша команда может помочь: Мы — эксперты по low-code/no-code платформам ELMA365, Первая Форма, No Code. Настроим процессы, оптимизируем документооборот и предложим лучшие практики под ваш бизнес.Написать нам
Сообщение отправлено.
При отправке сообщения возникла ошибка.
Проверьте правильность заполненных полей и повторите попытку.
При отправке сообщения возникла ошибка.
Повторите попытку позже.