Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.
Wikipedia
Деятельность компании — это система бизнес-процессов, в которых участвуют сотрудники, партнеры, поставщики и клиенты. В результатах деятельности, а значит, и бизнес-процесса заинтересованы все участники.
Выявить бизнес-процессы достаточно просто. Мы говорим о бизнес-процессе, если:
- Требуются согласованные действия нескольких сотрудников и/или контрагентов компании.
- Сотрудники и контрагенты общаются по почте или мессенджерам.
- Для получения результата необходимы данные, последовательно получаемые из нескольких информационных систем.
- Ошибки или сбои в работе одного из участников приводят к общему некорректному результату.
- Результат работы существенно зависит от согласованности действий участников.
- Скорость работы снижается из-за проблем в передаче информации.
Считается, все само заработает, если разработать регламент процесса. На практике, в большинстве компаний регламент если и существует, то не соблюдается или соблюдается частично, что снижает эффективность работы отдельных подразделений и компании в целом.
Для внедрения регламента существуют два способа:- Административный, когда для каждого процесса назначается сотрудник, непрерывно контролирующий четкое соблюдение регламента.
- Автоматизированный, когда в компании внедряется система, исключающая возможность действовать «не по регламенту».
Первый способ затратен и малоэффективен – человеческий фактор еще никто не отменял. Сотрудник, занятый основными обязанностями, будет контролировать процессы, мягко говоря, «спустя рукава».
Второй, по мнению многих, сложнее, но в результате оказывается не только гораздо эффективнее, но и проще в реализации.
Автоматизация процессов с ELMA BPM
ELMA BPM — оптимальное решение для средних и крупных компаний с филиальной сетью, использующих в работе несколько информационных систем.
ELMA BPM это:
- 100%-й контроль всех параметров любого процесса;
- индивидуально настраиваемый интерфейс;
- автоматизация и упрощение рутинных процессов;
- мобильный офис для удаленной работы;
- система контроля эффективности и дополнительной мотивации сотрудников;
- повышение эффективности работы компании.
При моделировании процесса в ELMA возможно:
- Определить организационную структуру компании.
- Создать графическую модель процесса, с дальнейшим переводом ее в исполняемый вид.
- Настроить контролируемые метрики и показатели процесса для сбора статистики по исполнению.
- На основании созданной модели сформировать в печатном виде регламент процесса для утверждения.
При исполнении процесса в ELMA:
- Задачи автоматически назначаются исполнителям (оповещения дублируются в самой системе и в электронной почте).
- Участники и инициатор процесса видят, на каком этапе находится процесс.
- Контролируется время исполнения каждой задачи, что становится дополнительной мотивацией для всех сотрудников.
- Данные по исполнению каждого шага процесса накапливаются, (по настраиваемым параметрам), что позволяет со временем определить и оптимизировать «узкие» места конкретного процесса.
Средства контроля ELMA позволяют:
- В реальном времени отслеживать все активные процессы.
- Контролировать процессы по отклонениям от целевых значений метрик и показателей.
- Руководителям получать оповещения в случае критических просрочек задач подчиненными.
Средства улучшения системы позволят:
- участникам вносить предложения по улучшению процесса;
- при создании новой версии процесса завершить начатое по старому регламенту, а новые операции – начинать по-новому.
Моделирование бизнес-процессов
Определение оргструктуры
Важным фактором при моделировании процессов является возможность настройки в системе произвольной организационной структуры, отражающей не только формальную иерархию организации, но, при необходимости, и устойчивые неформальные связи.
Отображение системы процессов
Следующий шаг — «отрисовка» логики процессов. ELMA позволяет «отрисовать» процесс в максимально простой нотации BPMN 2.0, понятной любому сотруднику без специальной подготовки.
Определение зон ответственности
Система предоставляет широкие возможности определения исполнителей, ответственных за процесс. Исполнитель может быть определен заранее – как элемент оргструктуры или динамически в ходе выполнения процесса.
Также предусмотрено формирование задач для групп пользователей с возможностью выполнения свободным сотрудником (функция «Кто первый») или выполнением всеми участниками группы.
Изменение настроек процессов
Любые перемены в компании приводят к неизбежной оптимизации бизнес-процессов. Преимущество ELMA заключается в возможности изменения процессов и их настроек без программирования и привлечения ИТ-специалистов.
При этом важна не только возможность смены логики процессов, но и доступность обновления интерфейсов пользователей. В ELMA любые данные процесса или любого объекта системы могут быть выведены пользователю без программирования.
Нешаблонные задачи
Нетиповые задачи, такие как интеграция с другими системами и нетривиальная логика вычислений, могут быть встроены в процесс в виде сценариев на языке C#. В системе реализована возможность многократного использования разработанных скриптов в других процессах без необходимости дополнительного программирования.
Исполнение бизнес-процессов
Запуск процесса
После настройки процесс публикуется в системе и становится доступен пользователям. Запустить процесс возможно:- вручную ответственным сотрудником;
- из внешней системы, например, с портала самообслуживания клиентов;
- по таймеру (периодический процесс);
- по событию внутри ELMA (сообщение от другого процесса и т.п.).
Исполнение задач
Уведомления сотрудника о новой задаче возможны в ленте сообщений системы и письмом на электронную почту.
Расширенный интерфейс позволяет выполнять задачи непосредственно из электронного сообщения.
При выполнении задачи в системе, пользователю доступна карта процесса, на которой отмечены выполненные, текущие и предстоящие действия.
Для нетиповых действий и поручений, необходимость в которых возникает в ходе процесса, ELMA позволяет сформировать дополнительные задачи и назначить ответственных.
ELMA предоставляет два основных способа контроля сроков исполнения задач:
- Принудительное завершение задачи по окончании времени, отведенного на ее выполнение (задача становится недоступной для исполнения, о ситуации оповещается непосредственный руководитель).
- Информирование исполнителя и заинтересованных лиц о нарушении срока выполнения (задача остается доступной для выполнения).
Контроль бизнес-процессов
Метрики и показатели
Каждый процесс имеет индивидуальные характеристики, позволяющие судить о его эффективности. Для контроля эффективности процесса в ELMA используются произвольно настраиваемые метрики и показатели.
Система позволяет в реальном времени накапливать и контролировать как показатели здоровья конкретного экземпляра процесса, так и сводную статистику, учитывающую историю выполнения всех ранее запущенных экземпляров. Можно получать и анализировать:
- персонализированные данные об исполнительской дисциплине сотрудников;
- обобщенные параметры процесса.
Монитор процессов
Монитор процессов – основной инструмент для анализа и контроля исполнительской дисциплины компании. Все данные по параметрам выполнения процессов накапливаются здесь. Монитор показывает текущее состояние и историю выполнения каждого процесса.
Монитор процессов позволяет настроить персональные фильтры по различным параметрам процессов, например, отображение только тех процессов, в которых пользователь принимал участие.
Улучшение бизнес-процессов
С развитием компании бизнес-процессы постоянно видоизменяются. Поэтому ключевая задача для внедренного бизнес-процесса — постоянное соответствие внешней и внутренней среде компании. Неактуальный процесс перестает работать. Необходимо организовать непрерывное совершенствование процессов и их адаптацию к текущей ситуации.
В соответствии с требованиями ITIL ELMA включает встроенные средства улучшения бизнес-процессов, позволяющие любому участнику процесса (при наличии прав доступа) предложить оптимизацию процесса его владельцу.
Для обработки поступающих пожеланий и предложений может быть использован стандартный преднастроенный маршрут или реализован новый с учетом специфики организации.
После проведения оптимизации механизмы версионности ELMA позволяют завершить ранее начатые процессы согласно старой версии, а новые «запуски» процесса выполнять с учетом актуализированной версии.
