На сегодняшний день 100% документов в организациях создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу и т.д.).
ECM-Journal
ELMA ECM+ позволяет автоматизировать стандартные процессы внутрикорпоративного документооборота: избавиться от вороха бумаг на столах сотрудников, сделать легко доступными любые документы, независимо от времени создания и последнего обращения к ним.
Преимущества внедрения ELMA ECM+:
- прозрачность и контролируемость деятельности компании обеспечивается возможностью проследить все этапы выполнения бизнес-процессов;
- повышение исполнительской дисциплины гарантируется полным контролем всех этапов работ со стороны руководства;
- сокращение временных затрат руководителей и сотрудников благодаря оптимизации всех операций с документами;
- обеспечение конфиденциальности информации за счет гибко настраиваемых прав доступа.
ELMA ECM+ дает возможность единообразной работы со всеми типами документов. Функционал системы можно разделить на три блока:
- Электронная канцелярия — документооборот входящей и исходящей корреспонденции.
- Управления договорами — формирование и согласование договоров.
- Электронный архив — хранение документации.
Электронная канцелярия
Электронная канцелярия автоматизирует работу с потоками входящих, исходящих и внутренних документов.
ELMA позволяет работать с общими документами и задачами в единой среде как из офиса компании, так и удаленно. Все необходимые функции доступны сотруднику через любой из наиболее распространенных браузеров.
Номенклатура дел
Настраиваемая номенклатура дел позволяет организовать совместную работу с документами строго внутри подразделения или для нескольких подразделений одновременно.
Создание и регистрация документов
Создать документ можно в один клик с главной страницы системы двумя способами:
- заполнить параметры документа и прикрепить его скан-копию;
- загрузить электронный вариант или сформировать по шаблону.
При регистрации документа создается его регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.
Штрихкодирование
Штрихкодирование позволяет полностью автоматизировать контроль движения оригиналов документов внутри компании, а также контролировать документооборот с контрагентами. Генерируемый сразу после регистрации на основании уникальных характеристик документа штрих-код распечатывается из системы и прикладывается (приклеивается) к документу.
Для регистрации факта получения документа сотруднику достаточно отсканировать штрих-код при помощи сканера или мобильного устройства. Это особенно удобно, когда работу над документом ведут несколько подразделений компании (юристы, договорной отдел, бухгалтерия и др.), большинство документов теряется именно при передаче из отдела в отдел, когда нельзя отследить последнего сотрудника, у которого был документ.
В ELMA поддерживается три вида штрих-кодов:
- QR – код
- PDF-417
- зEAN-13
Достоверность документов и электронно-цифровая подпись
Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовую поставку ELMA ECM+ включена работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Система позволяет подписать ЭЦП исходящие документы, передаваемые контрагентам компании в электронном виде, проверить достоверность подписи на входящих, и, при необходимости, «раскрыть» ее.
Управление договорами
Настройка процессов управления договорами позволяет провести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров в единой для всех сотрудников компании рабочей среде. Для удобства работы легко настроить специализированные реестры, учитывающие индивидуальные потребности специалистов.
При согласовании документов система предоставляет гибкие настройки процесса – определение типа согласования (параллельное или последовательное) способы информирования или изменения маршрута при отказе одного из согласующих.
Генерация документов по шаблонам
На базе ELMA можно полностью автоматизировать формирование любых видов договоров. Система позволяет настроить произвольные шаблоны документов, выбираемые автоматически на основании параметров процесса согласования или с участием ответственных пользователей.
Настройка шаблонов выполняется с помощью стандартных средств Microsoft Office и не требует навыков программирования.
Организационно-распорядительные документы
Аналогично договорам и канцелярии, ELMA позволяет организовать работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией компании. Формирование документов на основе шаблонов значительно сокращает время создания и исключает ошибки сотрудников.
Информировать о документе можно несколькими способами: отправить его на ознакомление, исполнение или сделать рассылку.
Формирование и контроль исполнения задач по документам — еще одно важнейшее функциональное преимущество системы.
Электронный архив
Эффективная структура хранения документов и удобный поиск во многом определяют удовлетворенность пользователей системой ECM. ELMA дает возможность работать не только со стандартной структурой хранения документов, но и организовывать документы по своему усмотрению, не влияя на доступ к ним других сотрудников.
Файловое хранилище системы организовано в виде настраиваемой иерархической системы вложенных папок, образующей единый архив документов организации. Такая система хранения документов обеспечивает удобство и скорость поиска, а также защиту информации от несанкционированного доступа.
Каждый пользователь может организовать собственную структуру доступа к документам. При помощи папок-фильтров документы отбираются по определенному принципу, например, все входящие письма за текущий год или договоры с конкретным клиентом.
В ELMA реализованы функции поиска по атрибутам документов и полнотекстовый поиск по содержимому документов. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию русского языка.
Настраиваемый пользователем доступ к документам, применение полноценных бизнес-процессов для их согласования, возможность настройки без программирования обработки любых событий, а не только классический workflow, позволяют назвать ELMA следующей ступенью развития систем документооборота, а также полноценной ECM-системой, способной работать с любым типом контента, появляющимся в компании.
